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041992 - INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA Nº 02, DE 18/03/99.

Publicado: Quarta, 10 de Setembro de 2008, 09h12 | Última atualização em Segunda, 13 de Julho de 2020, 13h25 | Acessos: 524

Esta Instrução Normativa Conjunta foi revogada pela Instrução Normativa Conjunta STN/SFC nº 4, de 10 de maio de 2000.

Disciplina os procedimentos e prazos para arquivamento de documentos e registros de conformidade.

O SECRETÁRIO DO TESOURO NACIONAL e o SECRETÁRIO FEDERAL DE CONTROLE, no uso de suas atribuições, e tendo em vista o disposto no art. 23 da Medida Provisória 1751-63, de 11 de março de 1999, e no art. 2 da Portaria Ministerial MF nº. 4, de 19 de janeiro de 1999, resolvem: 

Art. 1 º - Os documentos comprobatórios dos atos e fatos de gestão, em que se fundamentam os registros contábeis efetuados pela unidades gestoras que utilizam o SIAFI na modalidade total, deverão ser arquivados na unidade gestora executora, na mesma ordem do registro diário no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas.

§ 1º - Os documentos referidos no caput deste artigo terão como peça inicial o Relatório de Conformidade Diária devidamente assinado pelo responsável, após o movimento do dia.

§ 2º - Os processos de pagamento, referentes aos atos e fatos de gestão, deverão apresentar, na capa, em local visível, a data da conformidade diária à qual se vinculam.

§ 3º - Os órgãos setoriais do Sistema de Controle Interno poderão optar pelo arquivamento dos documentos, em suas próprias Unidades Setoriais de Contabilidade.

Art. 2 º - A Conformidade Diária consiste na ratificação pelo dirigente ou servidor, formalmente designado para a prática de atos de gestão, aposta em relatório específico do SIAFI referente aos documentos emitidos no dia, fixando a responsabilidade pelos atos praticados, de acordo com a legislação vigente.

Art. 3º - A Conformidade de Suporte Documental consiste na responsabilidade doservidor designado pela unidade gestora quanto à certificação da existência de documento hábil que comprove a operação e retrate a transação efetuada.

§ 1º - A conformidade de suporte documental deverá ser registrada diariamente, por servidor designado pela unidade gestora, credenciado para esse fim, de modo que seja mantida a segregação entre a função de emitir documentos e a de registrar a referida conformidade.

§ 2º - A opção pelo arquivamento nos termos do § 3º do art. 1º desta Instrução Normativa desobriga a unidade gestora executora da responsabilidade pela conformidade de suporte documental, a qual será substituída pela conformidade contábil.

§ 3º - A unidade gestora executora deverá designar formalmente servidores, titular e substituto, responsáveis pelo arquivo documental dos atos e fatos de gestão.

Art. 4 º - A Conformidade Contábil dos atos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial consiste na responsabilidade pelos registros contábeis efetuados na unidade gestora executora e demonstrações deles decorrentes.

Parágrafo único. A conformidade contábil deverá ser efetuada por profissional habilitado à vista dos exames realizados por meio do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI - e da conformidade de suporte documental.

Art. 5 º - Os Demonstrativos Mensais da Movimentação de Almoxarifado, de Bens Móveis, de Selos de Controle, de Mercadorias Apreendidas, da Conciliação Bancária e demais demonstrativos de suporte a registro contábil, após conciliadas com o SIAFI pela unidade gestora executora, deverão ser encaminhados à unidade de suporte documental, até o 2º dia útil do mês subseqüente, para arquivamento.

Parágrafo único. Os demonstrativos referidos no caput deste artigo deverão ser arquivados por ordem cronológica de competência e a sua ausência ensejará restrição na conformidade de suporte documental do último dia útil do mês a que se refere.

Art. 6 º - Os processos e documentos relativos a licitações, dispensas, inexigibilidades, contratos, convênios e/ou similares e suprimento de fundos serão arquivados em ordem cronológica nas respectivas unidades gestoras executoras, separadamente, por gestão e por modalidade de licitação.

§ 1º - Os processos resultantes de aditamentos a instrumentos formalizados, quer sejam contratos, convênios e/ou similares, deverão ser apensados aos processos originais e mantidos em arquivos, nas respectivas unidades gestoras executoras, na mesma ordem cronológica.

§ 2º - Os processos resultantes das liberações de recursos e das prestações de contas de convênios e/ou similares e suprimento de fundos deverão ser anexados aos processos originais e mantidos em arquivo na mesma ordem cronológica por unidade gestora/gestão.

Art. 7 º - A retirada de qualquer documento arquivado será precedida, obrigatoriamente, de registro que a comprove, ficando evidenciado o responsável pela sua retirada, fixando-se o prazo máximo para devolução, não superior a trinta dias.

Art. 8º - As unidades gestoras "off-line" não se sujeitam às disposições desta Norma, devendo a documentação relativa aos atos e fatos de gestão permanecerem arquivados na respectiva setorial contábil.

Art. 9 º - A verificação das disposições contidas nesta Norma, bem como da legalidade dos atos e fatos de gestão, praticados pelos dirigentes das unidades gestoras executoras, será efetuada por ocasião das auditorias realizadas pelas unidades de controle interno.

Art. 10 - A Secretaria do Tesouro Nacional promoverá as alterações necessárias no SIAFI, de forma a identificar o responsável pela conformidade documental e a unidade gestora onde se encontra o arquivo dos documentos.

Art. 11 - A Secretaria Federal de Controle orientará as unidades gestoras executoras na implementação das medidas definidas nesta Norma.

Art. 12 - Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 13 - Fica revogada a IN/DTN num 15, de 02 de dezembro de 1991.

EDUARDO AUGUSTO GUIMARÃES DOMINGOS POUBEL DE CASTRO

SECRETÁRIO DO TESOURO NACIONAL SECRETÁRIO FEDERAL DE CONTROLE

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