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042004 - INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA Nº 04, DE 10/05/00

Publicado: Quarta, 10 de Setembro de 2008, 09h12 | Última atualização em Quarta, 08 de Julho de 2020, 15h11 | Acessos: 601

Esta Instrução Normativa foi revogada pela Instrução Normativa STN nº 6, de 31 de outubro de 2007

 

Disciplina procedimentos e prazos para o arquivamento de documentos e registro de conformidade.

O SECRETÁRIO DO TESOURO NACIONAL e o SECRETÁRIO FEDERAL, DE CONTROLE, no uso de suas atribuições, e tendo em vista o disposto no art. 37 da Medida Provisória nº 1.99-77, de 11 .04.2000, e no art. 2º da Portaria Ministerial MF nº 4, de 19 de janeiro de 1999, resolvem:

Art. 1 º Os documentos comprobatórios dos atos e fatos de gestão, em que se fundamentam os registros contábeis efetuados pelas unidades gestoras que utilizam o SIAFI na modalidade total, deverão ser arquivados na unidade gestora executora, na mesma ordem do registro diário no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas.

§ 1º Os documentos referidos no caput deste artigo terão como peça inicial o Relatório de Conformidade Diária devidamente assinado pelo responsável, após o movimento do respectivo dia.

§ 2º Os processos de pagamento, referentes aos atos e fatos de gestão, deverão apresentar na capa, em local visível, a data da conformidade diária à qual se vinculam.

Art. 2 º A Conformidade Diária consiste na ratificação pelo dirigente ou servidor, formalmente designado para a prática de atos de gestão, aposta em relatório específico do SIAFI referente aos documentos emitidos no dia, fixando a responsabilidade pelos atos praticados, de acordo com a legislação vigente.

Art. 3º A Conformidade de Suporte Documental consiste na responsabilidade do servidor designado pela unidade gestora executora quanto à certificação da existência de documento hábil que comprove a operação e retrate a transação efetuada.

§ 1º A conformidade de suporte documental deverá ser registrada, diariamente, por servidor designado pela unidade gestora executora, credenciado para esse fim, de modo que seja mantida a segregação entre a função de emitir documentos e a de registrar conformidade, exceção admitida nos casos em que a conformidade.

§ 2º É admitida exceção à regra do parágrafo anterior quando a unidade executora se encontre, justificadamente, impossibilitada de designar servidores distintos para exercer tais funções, sendo que nesse caso, a conformidade será registrada pelo próprio ordenador de despesa.

§ 3º A unidade gestora executora deverá designar formalmente servidores, titular e substituto, responsáveis pelo arquivo documental dos atos e fatos de gestão, ressalvada a situação prevista no § 2º deste artigo.

Art. 4 º A Conformidade Contábil dos atos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial consiste na responsabilidade pelos registros contábeis efetuados na unidade gestora executora e demonstrações deles decorrentes.

Parágrafo único. A conformidade de que trata este artigo deverá ser efetuada por profissional habilitado para a prática de atos de natureza contábil, à vista dos exames realizados por meio do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal SIAFI e da conformidade de suporte documental.

Art. 5 º Os Demonstrativos Mensais da Movimentação de Almoxarifado, de Bens Móveis, de Selos de Controle, de Mercadorias Apreendidas, da Conciliação Bancária e demais demonstrativos de suporte a registro contábil, após conciliadas com o SIAFI pela unidade gestora executora, deverão ser encaminhados à unidade de suporte documental, até o 2º dia útil do mês subseqüente para arquivamento.

Parágrafo único. Os demonstrativos referidos no caput deste artigo deverão ser arquivados por ordem cronológica de competência e sua ausência ensejará restrição na conformidade de suporte documental do último dia útil do mês a que se refere.

Art. 6 º Os processos e documentos relativos a licitações, dispensas, inexigibilidades, contratos, convênios e/ou similares e suprimento de fundos serão arquivados em ordem cronológica nas respectivas unidades gestoras executoras, separadamente, por gestão e por modalidade de licitação.

§ 1º Os processos resultantes de aditamentos a instrumentos formalizados, quer sejam contratos, convênios e/ou similares, deverão ser apensados aos processos originais e mantidos em arquivos, nas respectivas unidades gestoras executoras, na mesma ordem cronológica.

§ 2º Os processos resultantes das liberações de recursos e das prestações de contas de convênios e/ou similares e de suprimento de fundos deverão ser anexados aos processos originais e mantidos em arquivo na mesma ordem cronológica por unidade gestora/gestão.

Art. 7 º A retirada de qualquer documento arquivado será precedida, obrigatoriamente, de registro que a comprove, ficando evidenciado o responsável pela sua retirada, fixando-se o prazo máximo para devolução, não superior a trinta dias.

Art. 8 º As unidades gestoras "off-line" não se sujeitam às disposições desta Norma, devendo a documentação relativa aos atos e fatos da gestão permanecerem arquivados na respectiva setorial contábil.

Art. 9 º A verificação das disposições contidas nesta Norma, bem como da legalidade dos atos e fatos de gestão praticados pelos dirigentes das unidades gestoras executoras, será efetuada por ocasião das auditorias realizadas pelas unidades de controle interno.

Art. 10. A Secretaria do Tesouro Nacional promoverá as alterações necessárias no SIAFI, de forma a identificar o responsável pela conformidade documental e a unidade gestora onde se encontra o arquivo os documentos e orientará as unidades executoras na implementação das medidas definidas nesta Norma. (IN2/2000)

Art. 11 Esta instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 12 Fica revogada IN/Conjunta n º 02, de 18 de março de 1999, alterada pela IN/Conjunta Nº 02, de 26 de abril de 2000.

FABIO DE OLIVEIRA BARBOSA DOMINGOS POUBEL DE CASTRO

Secretário do Tesouro Nacional Secretário Federal de Controle Interno

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