4.1. Solicitar Novo Número

Para solicitar um novo número deve-se clicar no botão 

Será aberta uma janela “Editar Legislação”. Os campos com o * na frente são de caráter obrigatório.

Nesta tela é possível visualizar que existem duas opções disponíveis: “Interno” e “Novo Número”. Por padrão, a opção “Novo Número” está marcada e a opção “Interno” está marcada como “Não”. Vejamos o que cada um significa.

Novo Número – É possível solicitar novos números para os tipos documentais disponíveis no Legis. Na prática não será mais necessário solicitar ao setor de Arquivo da STN a reserva de um número no Sistema Numera. O Legis e o Numera já estão integrados. Com isso, a gestão de números se torna mais transparente e disponível a qualquer hora. Ao criar uma nova legislação no Legis com a opção “Novo Número” marcada, o sistema automaticamente disponibilizará uma nova numeração.

Interno – Esta nova funcionalidade serve para indicar ao sistema se o novo tipo documental a ser inserido deverá ser publicado na internet ou se será de consumo interno. Na configuração anterior todas as inserções no Legis eram automaticamente publicadas na internet. Com esta nova funcionalidade será possível produzir e depois gerenciar publicações para acesso exclusivo aos servidores da STN. Neste caso, Notas Técnicas, relatórios, etc: todas as publicações que são de interesse dos servidores da STN poderão ser publicadas no Legis mas não terão repercussão fora do Tesouro. Como exemplo cito a Nota Técnica produzida no âmbito da CODIN sobre assinaturas digitais. Esta Nota Técnica não tinha um espaço apropriado para sua divulgação e consumo pelos servidores até a inclusão desta nova funcionalidade. Esta opção faz parte do esforço empreendido para a adoção da Gestão do Conhecimento como prática regular na STN.

Procedimentos: Nesta primeira fase deve-se escolher, primeiramente, o “Tipo de Documento”, ou seja, qual o tipo do documento a que se refere a legislação. Exemplos: Lei; Portaria; Resolução, etc. Ao escolher o tipo de documento o campo “Data do Documento” é preenchido com a data do dia e o campo “Nome” é preenchido automaticamente com o padrão do Tesouro. O campo “Nome” é editável.

O campo Descrição além de prover informações sobre a legislação também é muito importante para a pesquisa. Todos os termos registrados neste campo podem ser objeto de pesquisa. No caso das leis, leis complementares, decretos, decretos-lei etc., deve-se inserir a ementa da legislação no campo descrição.

O último campo a ser preenchido é Assunto. Deve-se escolher entre as opções disponíveis a correspondência mais relevante para o assunto que trata a legislação.

Para concluir esta primeira fase deve-se clicar no botão “Criar”.

O processo de inserção da nova legislação ainda não está concluído. Este procedimento serve para “Reservar” um determinado número, mas ainda é necessária uma segunda fase.

Se na primeira fase o objetivo é “reservar” um número, a segunda fase se presta à publicação efetiva do item documental. O Legis informa qual foi o último número gerado na sessão. Esta informação está disponível no centro da tela inicial do Legis, ao lado do “Status de Legislações”.

Para publicar deve-se clicar no ícone correspondente da legislação desejada, de acordo com a figura abaixo.

Nesta fase, três informações são imprescindíveis. Os campos Arquivo e Hyperlink e o campo Data da Publicação (DOU).

Os campos Arquivo e Hyperlink têm a função de fornecer acesso à legislação. O campo Arquivo permite que o usuário faça o envio de um arquivo para o Portal e que ficará à disposição dos usuários para futura recuperação. Para tanto o usuário deve clicar no botão “Escolher arquivo”, escolher o arquivo desejado na janela que se abriu e clicar em “abrir” no canto direito inferior da janela.

O campo Hyperlink tem como função registrar o endereço na web onde a legislação está hospedada. O Hyperlink deve ser usado para as legislações que são produzidas fora do âmbito do Tesouro como é o caso das leis, leis complementares, decretos, decretos-lei etc. Para tanto, deve-se acessar o Portal da Legislação do Governo Federal (http://www4.planalto.gov.br/legislacao), pesquisar a legislação desejada e copiar o endereço que aparece na barra de endereço do navegador e colar no campo Hyperlink.

Na maioria dos casos os campos Arquivo e Hyperlink têm a mesma função – acesso a legislação – e dificilmente serão usados em conjunto, pois o campo Arquivo deve ser usado prioritariamente para as legislações produzidas dentro do Tesouro e o campo Hyperlink para as legislações que foram produzidas fora do âmbito do Tesouro.

A Data da Publicação se refere a data em que foi publicado no DOU ou no boletim interno. Caso a legislação não seja publicada em nenhum dos veículos anteriores, a Data de Publicação deve ser a mesma que a Data do Documento. Para finalizar, clicar no botão “Aplicar Alterações”.