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1.08 Formato e guarda de documentos

Publicado: Quarta, 10 de Abril de 2019, 11h16 | Última atualização em Sexta, 12 de Julho de 2019, 16h13 | Acessos: 572

Neste artigo:

Responsabilidade pela guarda de documentos de PVL
Histórico do formato de documentos recebidos
Orientações específicas, por tipo de documento
     Requer guarda pelo ente ou instituição financeira
     Não requer guarda pelo ente ou instituição financeira
Referências e links

Responsabilidade pela guarda de documentos de PVL

A legislação vigente não confere ao Ministério da Economia a competência para estabelecer normas sobre a guarda de documentos relacionados a PVL. Não há, também, legislação específica sobre o PVL que estabeleça procedimentos sobre a guarda de documentos, exceto pela Portaria MF nº 413, de 4 de novembro de 2016.

Ela estabelece, com base no art. 10 da Lei Complementar nº 148, de 25 de novembro de 2014, prazo de guarda de documentos do chamado "PVL-IF", ou seja, o PVL analisado pela instituição financeira, como um dos critérios a serem seguidos para a validade dessa análise:

Art. 4º A instituição financeira que realizar a verificação de limites e condições nos termos do art. 1° desta Portaria deverá:
[...]
II - armazenar e fornecer, em até 15 dias, os documentos e informações referentes à operação de crédito e à verificação de limites e condições prevista no art. 1º desta Portaria, quando solicitadas pelo Ministério da Fazenda no período de até cinco anos a contar do prazo final da referida operação.

O Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, por sua vez, estabelece diretrizes importantes sobre o envio de documentos digitalizados à administração pública federal, das quais destacamos o seguinte:

Art. 11.  O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.
§ 1º  O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 2º  Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.

§ 3º  A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos art. 13 e art. 14.
[...]
Art. 13.  Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.
Art. 14.  A administração poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das entidades ou enviado eletronicamente pelo interessado.

Dessa forma, embora a decisão sobre o prazo da guarda de documento relacionado a PVL deva ser daquele que o enviou à administração pública, obedecendo à legislação, seja esta clara o suficiente ou carente de interpretação, esta STN oferece a seguinte orientação:

Por precaução, o documento original relativo a PVL que tenha ficado em poder do interessado na operação (seja o devedor, o credor ou, no caso de garantia de Estado ou Município, o garantidor) deve ser guardado pelo referido interessado pelo prazo mínimo de 5 anos após o encerramento da operação, exceto se houver disposição legal ou normativa ao contrário.

Histórico do formato de documentos recebidos

Até fevereiro de 2017, os documentos de PVL eram todos enviados à Secretaria do Tesouro Nacional, no formato físico ou de formulário eletrônico integrado ao SADIPEM. Tais documentos são guardados pelo arquivo do Ministério da Economia ou nos servidores do SADIPEM.

Desde fevereiro de 2017 é possível que os documentos originais relacionados ao PVL fiquem em poder do demandante (ente, empresa estatal, instituição financeira, etc.), pois a STN passou a aceitar somente sua cópia eletrônica, mediante o envio, pelo SADIPEM, com autenticação via certificado digital.

Além disso, com o advento do PVL-IF, regulamentado em novembro de 2016, as instituições financeiras passaram a realizar a verificação de limites e condições de alguns pedidos antes verificados pela STN, o que transferiu às instituições financeiras a responsabilidade da guarda de alguns documentos.

Tendo em vista a legislação e as mudanças de procedimentos supracitadas, oferecemos as seguintes orientações de guarda para cada tipo de documento que pode compor um PVL.

Orientações específicas, por tipo de documento

Requer guarda pelo interessado

Por precaução, deve ser guardado pelo prazo mínimo de 5 anos após o encerramento da operação, pelo interessado na operação que o detenha (seja o devedor da operação, o credor, o garantidor, no caso de garantia de Estado ou Município, ou o garantido, no caso de garantia da União), exceto se houver disposição legal ou normativa ao contrário:

  1. O documento físico original relativo a PVL cuja cópia foi anexada ao SADIPEM ou enviada à STN por outro meio;


Em atendimento à Portaria MF nº 413, de 4 de novembro de 2016, deve ser guardado em seu formato original por no mínimo cinco anos a contar do prazo final da operação:

  1. O documento nato-digital utilizado no PVL-IF que não tenha sido anexado ao SADIPEM;
  2. O documento digitalizado utilizado no PVL-IF que não tenha sido anexado ao SADIPEM;
  3. O documento físico utilizado no PVL-IF.


Apesar dessas orientações, os procedimentos e critérios de produção e guarda de documentos relacionados à análise do PVL-IF são de responsabilidade de cada IF. Na dúvida, recomenda-se consulta à respectiva área jurídica.

A produção de documentos físicos relacionados a PVL pode ser minimizada se o interessado (seja o credor, o devedor ou garantidor) utilizar ferramenta de software para a geração de documentos nato-digitais, entre as quais destacamos o assinador digital do SERPRO (link abaixo).

Não requer guarda pelo interessado

Já é guardado pelo Ministério da Economia e, portanto, não requer guarda adicional, exceto se legislação ou normatização dispuser o contrário:

  1. O documento nato-digital integrado ao SADIPEM, ou seja, o formulário eletrônico preenchido dentro do SADIPEM (os dados básicos e as abas dados complementares, cronograma financeiro, operações não contratadas, operações contratadas, informações contábeis, declaração do chefe do poder executivo e notas explicativas);

  2. O documento nato-digital (produzido digitalmente que tenha sua validade amparada pela legislação, em especial a Medida Provisória nº 2.200-2/2001), anexado ao SADIPEM.

Referências e links

Normativos

1.10 Legislação aplicável à contratação de operação de crédito e concessão de garantia

Links externos

Assinador digital do SERPRO
serpro.gov.br/assinador-digital

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